Исторические сведения об организации секретарского труда. Глава II

Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований .

В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием «Повесть временных лет». В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

С конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.

При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.

При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. 27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.

Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др. В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.

Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.

В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.

В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.

В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.

В 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса.

На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.

После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.

В 1926 г. секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой).

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.

Многие древнерусские летописи погибли во время монголо-татарского нашествия. До наших дней сохранилось только около 80 рукописных книг XI-XIII вв.

В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

Дальнейшее развитие письменности и культуры, а также формирование государственности сопровождалось увеличением круга различной документации, разнообразных информационных, правовых, финансовых и других документов.

Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. На местах существовали приказные избы, которые осуществляли управление делами на более низком уровне. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.

Существовали такие приказы, как поместный (ведавший земельными вопросами), разрядный (занимавшийся военными и оборонными делами), посольский (контролировавший развитие внешних связей), конюшенный (ведавший перевозками на гужевой тяге) и т.д.

Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране. (Начиная с XIV в., в России появляется бумага, заменившая дорогой пергамент). Важнейшими документами были указы царей и приговоры Боярской думы. Кроме того, широкое хождение имели грамоты и отписки, а также челобитные - прошения челяди и простых людей.

Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны. Приказы делились на ведомственные и территориальные, государственные и дворцовые. Помимо этого при царе Алексее Михайловиче (1645-1676) был создан Приказ тайных дел, который фактически направлял работу всех остальных органов власти, подчиняясь непосредственно царю.

При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. (В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), берг-коллегия (ведала металлургией), юстиц-коллегия, вотчинная и др.).

27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.

Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. В рамках коллежского делопроизводства распорядительные и законодательные акты государственной власти оформлялись различными указами, повелениями, инструкциями, регламентами, протоколами и наказами. Постепенно возникло большое количество разнообразных форм переписки: реляции, доношения, письма, требования, известия, ведомости и т.д. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.*

В 1720 г. в Петербурге был учрежден Главный магистрат, которому подчинялись местные магистраты, избиравшиеся "регулярными" гражданами, т.е. купцами, промышленниками и людьми "свободных профессий" - врачами, аптекарями, художниками, адвокатами и др. Люди, работавшие по найму, прав голоса не имели. У магистратов были свои канцелярии, которые вели переписку.

В 1722 г. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Выходцы из других сословий могли приобрести дворянство, дослужившись до определенного "ранга". Введение "Табели о рангах" усложнило систему документации и переписки. Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. Документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. Также специальная книга регистрации велась на все исходящие бумаги.

В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.

В соответствии с "Табелью о рангах" предписывалось вести три вида дворянских списков: именные с указанием чинов; именные с указанием послужных ступеней, личных достоинств и способностей к той или иной службе; семейные отношения. Таким образом, было положено начало созданию документальной системы, направленной на регистрацию и фиксацию принадлежности к дворянскому сословию.

21 апреля 1785 г. Екатерина II утвердила "Жалованную грамоту на права, вольности и преимущества благородного российского дворянства", которая содержала ряд важных пунктов, регламентировавших положение дворянства в России. Был определен порядок документирования сословной принадлежности к дворянству, способы приобщения к которому были различны: (1) - пожалование; (2) - военная выслуга; (3) - гражданская выслуга; (4) - титулованный род; (5) - древняя родословная; (6) - иностранное дворянство.

Форма дворянского списка, составлявшегося в уезде, предусматривала следующую информацию: имя и фамилия дворянина, имеющего недвижимость в уезде; его семейное положение; имена и возраст детей мужского пола; количество крепостных душ; какой чин имеет дворянин, на какой службе он состоит или находится в отставке.

Велись подробные родословные книги. Они составлялись депутатами и губернским предводителем на основании уездных списков дворян, куда вносились только лица, имевшие "неопровержимые доказательства дворянского сословия". Таковыми могли быть: дипломы русских царей и "прочих коронованных особ", пожалованные на дворянское достоинство; патенты на чины с присвоением дворянства; доказательства награждения одним из высших российских орденов, дающих право на дворянство; особые жалованные грамоты; указы о подношении в дар земель и деревень и др.

С родословной книги снимались две точные копии. Первая из них, подписанная предводителем и депутатами дворянского собрания, подлежала хранению в их архиве. Вторая, аналогичная копия, направлялась на хранение в Сенат.

Ведение подобной документации, выписки из различных предписаний и распоряжений составляли значительный объем канцелярской работы.

Существовавшая в начале XVIII в. система коллегий и канцелярий может быть представлена следующим образом.

Низовой уровень: уездная канцелярия.

Средний уровень: провинциальная канцелярия.

Высокий уровень: губернская канцелярия.

Высший уровень: государственные коллегии.

Уездные и провинциальные канцелярии подчинялись воеводам. Губернские находились, соответственно, в ведении губернаторов. Во главе государственной коллегии находился чиновник высшего уровня, именовавшийся президентом. В ее состав входили также вице-президент, советники, асессоры (коллежские асессоры соответствовали 8-му классу в "Табели о рангах"), служители канцелярий. Все государственные коллегии были подотчетны Сенату, который осуществлял свою деятельность под надзором генерал-прокурора, лично ответственного перед императором.

При прохождении любых документов по инстанциям очень важное значение имело то, как секретари оформят соответствующее дело и как они представят его начальству. Коллежское делопроизводство стало более организованным, чем приказное, однако оно не только не уменьшило, но еще более увеличило число бюрократических процедур и препон, способствуя практике кумовства и коррупции.

В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). Чуть ранее (1802 г.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось). В ходе этой ведомственной реформы в России были учреждены министерства: военно-сухопутных сил, морских сил, иностранных дел, юстиции, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения.

Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний. Министры имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания. Министры и руководящие министерские чины, в свою очередь, направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения шла корреспонденция в виде рапортов, доношений и представлений.

В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти. В то же время наблюдалась дальнейшая централизация и бюрократизация государственного аппарата. Это вело к засилью бюрократов-чиновников, чинопочитанию, росту коррупции, волоките, различным нарушениям делопроизводства.

Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом. Эти штампы являлись своеобразной "визитной карточкой" организации. Под штампом вкратце излагалось содержание письма, на которое отвечали.

В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. В 1864 г. было введено местное управление - земство. Каждые три года представители различных сословий избирали уездное земское собрание. В свою очередь земские собрания направляли делегатов в губернские собрания. Одновременно существовали земские и губернские управы.

Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур. Первые личные секретари стали работать в 1840 г. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге. Затем их численность стала заметно возрастать: секретари-профессионалы прочно заняли свои места в управлениях банков, адвокатских контор, торговых домов, в крупных купеческих лавках, пароходствах, в управлениях железнодорожным транспортом и т.д.

В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. В последние два десятилетия XIX в., а точнее, начиная с 1884 г., в России издавались 8 специализированных журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. Среди них можно упомянуть такие издания, как "Стенограф", "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись" и др.

В 1864 г. в России была проведена судебная реформа. Сословные суды, отягощенные волокитой, взяточничеством, запугиванием обвиняемых, были заменены гражданскими судами, где общие дела рассматривали выборные мировые судьи, а более сложные дела передавались окружным судам и судебным палатам. Следствие проводили уже не полицейские, как раньше, а судебные следователи. Появились официальные защитники - адвокаты. Решение о виновности подсудимого (вердикт) стали выносить присяжные заседатели (представители общественности, привлекаемые к этой обязанности по жребию). Естественно, что численность секретарей в различных судебных инстанциях возросла.

В 1905-1910 гг. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса. За этот период число потребительских обществ выросло более чем в 6 раз, численность сельских кооперативов возросла в 12 раз. Увеличилось потребление продовольственных и промышленных товаров, что способствовало оживлению социально-экономической и культурной жизни страны.

После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Кроме того, в 1918-1919 гг. были подготовлены проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях. В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

Заниматься вопросами совершенствования секретарской службы поручили созданному в 1922 г. Народному комиссариату рабоче-крестьянской инспекции (РКИ).

В этот период стали издаваться такие специализированные журналы, как "Вопросы организации и управления", "Стенография и машинопись", "Техника управления" и др. В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.

В 1926 г. была предпринята попытка систематизации делопроизводства и более эффективного использования секретарских должностей. Секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой). В первую группу вошли секретари, которые стали называться помощниками и референтами руководителей. Вторую группу образовали секретари-машинистки, разделенные на первую и вторую категории. Они выполняли чисто техническую работу: перепечатывали на машинке тексты писем и документов, регистрировали почту, подшивали в папки различные бумаги по принадлежности.

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. Продолжали секретари трудиться в крупных министерствах и ведомствах. В то же время тысячи и тысячи канцелярских работников различного уровня были призваны в армию и многие из них погибли с оружием в руках, защищая нашу Родину от фашистских агрессоров.

В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.

В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

Важным этапом дальнейшего совершенствования секретарского дела и подготовки соответствующих кадров стало открытие в 1964 г. факультета государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте.

Через два года, в 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определивший главные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

Начиная с 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела. Целый ряд профессионально-технических училищ включился в подготовку секретарей-делопроизводителей. На партийно-государственном уровне было принято постановление "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления".

В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления".

Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности. В ходе проведения "перестройки" работа многих управленческих структур не только не улучшилась, но заметно ухудшилась.

Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ), который возник на основе Государственного архива РСФСР и Центрального архива Октябрьской революции. В настоящее время ГАРФ - один из крупнейших архивов страны. Он постоянно доукомплектовывается: на 2003 г. в нем хранилось свыше пяти миллионов дел. В архиве работают 250 человек, среди которых 3 доктора исторических наук, 9 кандидатов наук. Разумеется, что все сотрудники получили прекрасное архивное образование.

Архив имеет собственную библиотеку, которая содержит более полумиллиона уникальных работ. Например, в ней подобран такой состав периодики, которого нет ни в Государственной (бывшей Ленинской), ни в Публичной библиотеках, то же самое можно сказать и об объемной подборке эмигрантских изданий. Конечно же, в нем сосредоточены практически все работы по архивному делу. Располагая прекрасным современным зданием (80 км архивных полок), ГАРФ имеет прекрасный выставочный зал, в котором постоянно проходят не только его собственные выставки, но и других федеральных архивов. Поэтому не случайно в ГАРФ сдают свои архивы видные политические деятели России.

Безусловно, развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объеме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью. Практика показывает, что профессия секретаря в начале XXI в. является необходимой и престижной. Труд секретаря становится все более квалифицированным, благодаря совершенствованию организации и развитию печатно-электронных устройств, прежде всего персональных компьютеров (ПЭВМ).

Роль квалифицированных секретарей на многих предприятиях, как больших, так и малых, трудно переоценить. Нередко они являются ближайшими помощниками первых лиц, а при определенных обстоятельствах замещают руководителей, организуя в их отсутствие деятельность своих фирм и контор. Профессия секретаря предоставляет огромные возможности для творческого и карьерного роста и в значительной степени от каждого носителя этой профессии зависит уровень его квалификации, а следовательно, личного утверждения и продвижения по службе.

Секретарь – это сотрудник, без которого не представляет своей деятельности ни один начальник. Справиться с большим объемом документации, установить график деловых встреч и многие другие важные обязанности ложатся на плечи одного человека.

История

День секретаря – не официальный праздник, который был создан в 2005 году, благодаря активной группе секретарей из крупных городов РФ. Кроме того, всем своим коллективом поддержку им оказал журнал «Секрет@рь.RU».

Это интересно знать:

В Древнем Риме «секретарями» называли доверенных лиц, хранящих тайны.
Секретари женщины появились с открытием пишущей машинки в 1880-х годах, и уже до окончания Первой Мировой Войны мужчины в этой профессии встречались крайне редко.
Не смотря на то, что обозначить основание профессии и сложно, считается, что в России – это 27 февраля 1720 года. Но, между тем, еще в 15 веке были люди, в обязанности которых входило следить за документами и вести записи.
Образованием самой профессии личного секретаря мы должны Петру I, который возвел её к отдельному чину 1840 году, а работать секретари начали у начальства самых масштабных заводов того времени.

В 1868 году открылись профессиональные занятия для секретарей, которые проходили в Харькове, а с 1884 года выпускалось 8 разнообразных изданий, посвященных секретарскому делу. Были популярны курсы, где специалисты делились опытом и улучшали свою квалификацию.

Популярность должность секретаря начала набирать в XIX веке, но это продлилось недолго, и в 1925 году секретарей приравнивали к посыльным. Новый виток популярности профессия получила в 70-е года 20-го века. Сегодня в РФ секретарь – перспективная и популярная профессия, которая насчитывает около миллиона представителей.

Традиции

Данная профессия попала в пятерку популярных профессий по всему миру. В каждом государстве существует свой День секретаря, но существует также праздник международного уровня.

Так как свой профессиональный праздник секретари проводят на рабочем месте, то в этот день начальство старается не очень их загружать работой. Также секретарям выдают различные премии и памятные подарки, а в некоторых компаниях завершением рабочего дня становится праздничный банкет или фуршет, посвященный всем секретарям фирмы.

Еще недавно профессионального дня для секретарей не было. Однако, учитывая важность этой профессии, в 2005 году такое положение было исправлено. Наконец, был учрежден День секретаря. 2018 год станет новым подтверждением значимости работников офиса.

Как возникла профессия секретарь

Наименование профессии произошло от слова «секрет». В древности всеми тайнами ведали специальные доверенные особы, которые назывались секретарями. В начале, секретами владели только представители мужского пола. Они служили царским особам и высокопоставленным представителям общества. Такие лица, как правило, обладали огромным влиянием. О важности их положения говорят их должностные звания: генеральный или госсекретарь.

С изобретением первой печатной машинки на должность секретаря стали брать и представителей прекрасной половины человечества. Женщины лучше справлялись с печатанием текстов. Особой популярностью пользовались секретари-референты. В начале прошлого века на этой службе числились практически одни женщины.

Когда конкретно появилась эта профессия в мире сейчас трудно определить. Что касается нашей страны, то временем создания должности секретаря можно считать период правления первого императора России. Именно тогда появился указ Петра первого о сокращении бумажной волокиты.

Надо отметить, что и до этого в государстве российском существовала должность, подразумевающая документальные записи. Намеки на ведение секретарского дела появились в конце пятнадцатого века.

Во времена же Петра Первого был учрежден чин секретаря. К ним предъявлялся целый комплекс требований. Начиная с 1840 г. на всех крупных предприятиях в России уже были секретари. Через некоторое время ими обзавелись и другие предприятия.

Первые секретарские курсы появились в 1868 г. в Харькове. Надо отметить, что в этом плане Россия была первооткрывателем. В других государствах подобные курсы появились позже.

Кроме этого появились специализированные журналы для секретарей. В 1884 г. их уже насчитывалось 8 штук. Вместе с этим, с развитием промышленности появились многочисленные курсы повышения квалификации для секретарей.

Рассвет секретарского дела произошел в двадцатые годы прошлого столетия. Правда, стоит отметить, что этот период длился недолго. Вскоре секретарей приравняли к машинисткам и рассыльным. Спустя несколько десятилетий эта профессия вообще перестала быть престижной. В конце двадцатого века опять вспомнили о важности секретарского дела. Правда, новые веяния в большей степени пришли из Запада.

Какого числа праздник?

С инициативой создания профессионального дня секретаря выступили представители этой профессии с многих городов Российской Федерации. Руководство страны с пониманием отнеслось к такой инициативе, и был учрежден День секретаря. Датой его празднования была назначена – третья пятница сентября. В нынешнем году — это будет – 21.09.18 г.

Сегодня такая должность существует не только на крупных предприятиях. Секретари сейчас есть в большинстве организаций и компаний. Очень часто от них зависит имидж фирмы, и даже успешное продвижение на рынке. Опытные секретари являются правой рукой руководства любого предприятия или организации. От них зависит информация, которая берется во внимание руководителями компаний и фирм. Секретари обязаны:

встречать гостей:
работать с документацией;
вести переговоры по телефону;
обеспечивать комфортные условия при встрече посетителей (подача напитков и т.п.).

Следует заметить, что похожие профессиональные дни есть во многих государствах. Например, в Америке работникам офиса посвящено семь дней. Как правило, это последняя неделя апреля. Непосредственно день, посвященный секретарям, празднуется в последнюю среду апреля. Этот день в 1952 г. приобрел статус международного праздника.

Суть работы секретаря сегодня

Деятельность секретаря достаточно важна в наше время. Через него проходит множество бумаг, документов. Нередко работа связана с компьютером. В течение дня приходится решать множество проблем. Очень часто эта работа незаметна, но очень необходима.

Профессионализм секретаря заключается в терпении и умении находить общий язык с любым посетителем. Секретарь – это лицо любой компании. От его поведения многое зависит и первое впечатление, и результат переговоров и в конечном итоге успех всего коллектива организации или предприятия. Он должен быть постоянно выдержан и уметь радушно встретить любого посетителя.

Сегодня для успешной работы секретаря мало обычной эрудиции. Секретарь должен в совершенстве владеть компьютерным мастерством, делопроизводством, а иногда и знать иностранные языки. Также он обязан быть коммуникабельным и владеть психологическими навыками.

Кроме этого, секретарь должен разбираться в деталях и специфики предприятия, знать основополагающие моменты производства и деятельности своей организации.

В обязанности секретаря входит также обеспечение канцтоварами и другими материалами совещаний, переговоров и различных встреч. Нередко от него зависит деятельность всего офиса.

Секретарь должен вести учет всех телефонов и других контактных данных руководителей, сотрудников других предприятий и организаций.

Для поддержания имиджа организации секретарь обязан обладать культурой общения, иметь грамотную речь, быть тактичным и деликатным.

С каждым годом требования к офис-менеджеру неуклонно растут. Сегодня профессиональный секретарь нередко обладает высшим образованием.

Достоинства и недостатки профессии

К плюсам деятельности секретаря можно отнести:

широчайший круг общения;
способность организовывать людей;
отсутствие физического труда;
возможность совмещения выполнения служебных обязанностей с учебой.

К недостаткам секретаря относятся:

ненормированность рабочего дня;
необходимость быть всегда в форме и отлично выглядеть, в независимости от настроения или других обстоятельств;
невозможность часто болеть и опаздывать.

Мероприятия

В день секретаря звучат поздравления от руководителей предприятий и организаций своим помощникам. За особые заслуги могут даваться премии, ценные подарки и другие поощрения. Большинство руководителей ценят своих секретарей и поэтому создают самые благоприятные условия для отдыха офисного персонала. Нередко в честь их организовываются корпоративы и банкеты.

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
отсутствие физической нагрузки;
комфортные условия работы в теплом помещении;
полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:
необходимость постоянно находится на виду у начальника;
требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

располагать средним или высшим образованием;
владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
знать основы делопроизводства;
иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
знать стандартные офисные процедуры;
при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

просматривал корреспонденцию;
сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
отвечал на телефонные звонки;
обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
общался с клиентами;
контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

организовать прием или совещание;
распланировать рабочее время руководителя;
приобрести канцтовары и прочие вещи;
заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
вести протокол собрания;
подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:
запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

быть на «ты» с персональным компьютером;
обладать культурой общения;
уметь найти подход к посетителям;
проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

коммуникабельностью и ответственностью,
пунктуальностью и организованностью,
терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

различные организации и фирмы;
суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства